Laut Artikel 39 bzw. Anhang VIII müssen folgende Pflichtinformationen enthalten sein:

• Identifikation der Verpackung: eindeutige Nummer oder Kennung und Beschreibung

• Verantwortliches Unternehmen: Name, Adresse, ggf. bevollmächtigter Vertreter

• Konformitätserklärung: Dokumentation der Einhaltung der PPWR und ggf. weiterer EU-Vorgaben

• Angewandte Normen und Spezifikationen

• Gegebenenfalls beteiligte Prüfstellen (mit Angaben) – erkennbare Ausnahme: externe Stellen sind meistens nicht erforderlich

• Datum, Ort, Name & Funktion der unterzeichnenden Person

Diese Erklärung ist nicht statisch – sie muss bei Änderungen des Produkts oder der Rechtslage aktualisiert werden.

Die Konformitätserklärung muss in einer Amtssprache des Mitgliedstaats bereitgestellt werden, in dem die Verpackung in Verkehr gebracht wird. In multinationalen Lieferketten kann auch die Bereitstellung in mehreren Sprachen sinnvoll sein, insbesondere wenn Prüfstellen oder Kunden in unterschiedlichen Ländern eingebunden sind.

Importeure unterliegen einer Mitwirkungspflicht: Sie müssen eine Kopie der EU-Konformitätserklärung bereithalten und den Behörden auf Verlangen Zugang dazu gewähren​. Die Informationen sind den Aufsichtsbehörden in einer verständlichen Sprache vorzulegen, die von der Behörde akzeptiert wird (notfalls mittels Übersetzung).

Sie kann sowohl in Papierform als auch elektronisch erstellt werden – wobei der Trend klar zur digitalen Variante geht. Wichtig ist, dass das Dokument auf Verlangen der Marktüberwachungsbehörden unverzüglich bereitgestellt werden kann. Im Falle einer Anfrage durch nationale Behörden muss sie unverzüglich, in der Regel innerhalb von zehn Tagen, bereitgestellt werden. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass die Konformitätserklärung zentral gespeichert, durchsuchbar und revisionssicher archiviert ist.

Hersteller (Erzeuger) sind verpflichtet, die Erklärung sowie die technische Dokumentation über einen Zeitraum von mindestens 5 Jahren für Einwegverpackungen und mindestens 10 Jahren für wiederverwendbare (Mehrweg-)Verpackungen ab dem Inverkehrbringen aufzubewahren​.

Hersteller ist künftig derjenige Wirtschaftsakteur, der die Lieferkette in dem Mitgliedstaat eröffnet, in dem die Verpackung zu Abfall wird. Maßgeblich ist somit der Ort des Abfallanfalls („Inlandsvorrang“). Wird eine Verpackung in Deutschland entsorgt, ist das erste Unternehmen der inländischen Lieferkette Hersteller im Sinne der PPWR – unabhängig davon, ob es sich dabei um den Erzeuger, Importeur oder Vertreiber handelt. Dieser Ansatz unterscheidet sich teilweise vom bislang geltenden VerpackG.

Welche Rolle in der Lieferkette als „erstes Unternehmen“ gilt, hängt davon, ab wann eine Verpackung als vollständig anzusehen ist. Bei formstabilen Transport-, Service- und Primärproduktionsverpackungen beginnt die Lieferkette bereits mit der vollständigen, leeren Verpackung. Bei flexiblen Verpackungen, die ihre endgültige Form erst durch Befüllung erhalten, sowie bei Verkaufs- und Umverpackungen beginnt die Lieferkette hingegen erst mit dem Befüllvorgang, also mit dem verpackten Produkt.

Der Erzeuger ist von der Herstellereigenschaft zu unterscheiden. Erzeuger ist derjenige, der eine Verpackung oder ein verpacktes Produkt unter seinem Namen oder seiner Marke herstellt oder herstellen lässt. Dabei ist unerheblich, ob der Erzeuger selbst Markeninhaber ist oder ob es sich etwa um Konzernstrukturen oder Lohn- bzw. Lizenzabfüllungen handelt. Es ist unerheblich, ob der tatsächliche Produzent zusätzlich auf der Verpackung genannt ist. Der Erzeuger ist für die Konformität der Verpackung mit den Anforderungen der PPWR verantwortlich und muss diese künftig durch eine technische Dokumentation sowie die Konformitätserklärung nachweisen.

1. Frühzeitige technische Vorbereitung: Erfassen Sie alle relevanten Informationen zu Material, Recyclingfähigkeit, Schadstoffen, Rezyklatgehalt und Kennzeichnungspflichten. Stellen Sie sicher, dass Ihre technische Dokumentation lückenlos ist 
2. Monitoring von Fristen & Reporting: Ab August 2026 ist die Konformitätserklärung verpflichtend – das Bewertungsverfahren muss zuvor abgeschlossen sein. Nutzen Sie Tools und standardisierte Formate für effiziente Datenerfassung und Austausch, siehe auch Punkt 5
3. Einbindung der gesamten Lieferkette: Jeder Partner entlang der Wertschöpfungskette (z. B. Materiallieferanten, Konverter, Markenhersteller) muss als Datenlieferant fungieren und Informationen bereitstellen.
4. Kompetenz aufbauen und sensibilisieren: Binden Sie interne Fachabteilungen ein (z. B. Produktmanagement, Qualität, Compliance), um Kriterien wie Stoffbeschränkung oder Recyclingfähigkeit sorgfältig zu prüfen – und frühzeitig in Designprozesse einzustreuen.